Privacy della piattaforma

Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e Regolamento (UE) 2024/1689 sull'intelligenza artificiale. Versione 1.0 del 7 novembre 2026.

1. Parole che usiamo

• Cliente: l'azienda o il professionista che usa Domitilla per le proprie telefonate.
• Persone che chiamano: chi telefona al numero del cliente, o chi viene chiamato nelle campagne del cliente.
• Conoscenze: i contenuti che il cliente dà a Domitilla (sito, documenti, testi, domande e risposte).

2. Chi decide sui dati

Dati	Chi è il titolare	Ruolo di Mediacare Spa
Account, contratto, credito e fatturazione del cliente	Mediacare Spa	Titolare
Conversazioni, trascrizioni, registrazioni, richieste di richiamata, appuntamenti, liste delle campagne, conoscenze	Il cliente	Responsabile del trattamento per conto del cliente (art. 28 GDPR), secondo l'accordo sul trattamento dei dati
Dati tecnici e di consumo delle chiamate (numeri, durata, costi)	Mediacare Spa	Titolare autonomo, per fatturare, prevenire abusi e difendere i propri diritti

Contatti del titolare: Mediacare Spa, codice fiscale 07378731009, info@domitilla.ai. Le persone che chiamano esercitano i propri diritti presso il cliente; se ci scrivono, giriamo la richiesta al cliente.

3. Come funziona una chiamata

• Domitilla è un'intelligenza artificiale e lo dice: di serie si presenta come assistente virtuale all'inizio della chiamata e, se le viene chiesto, non si finge mai una persona. Il cliente è responsabile del testo del saluto.
• Nessuna persona di Mediacare Spa ascolta le chiamate in diretta.
• La voce di chi chiama viene trasformata in testo per capire la domanda; Domitilla risponde solo con le conoscenze del cliente.
• La registrazione è spenta di serie. Se il cliente la accende, Domitilla lo dice all'inizio della chiamata.
• Con chi insulta, molesta o minaccia Domitilla chiude la chiamata; il cliente può far bloccare in automatico i numeri che lo fanno più volte.

4. Quali dati

• Del cliente: nome, azienda, email, telefono, dati di fatturazione, accessi al pannello (data, ora, indirizzo IP, browser ed esito di ogni accesso, per sicurezza e per prevenire le frodi).
• Delle persone che chiamano: numero di telefono, testo della conversazione, eventuale registrazione, dati lasciati per farsi richiamare o per un appuntamento (nome, telefono, email, motivo).
• Delle chiamate: data, ora, durata, numero chiamato, esito, costo.

Il cliente è responsabile dei contenuti che carica nelle conoscenze e delle liste di contatti delle campagne, compresa la base giuridica per chiamare le persone in lista.

5. Per quanto tempo

Dati	Durata
Registrazioni (se attive)	Da 30 a 365 giorni, a scelta del cliente (di serie 90); poi cancellate in automatico ogni notte
Trascrizioni, richiamate, appuntamenti, conoscenze	Per la durata del contratto; cancellati entro 90 giorni dalla sua fine
Dati di consumo e fatturazione	10 anni, per obblighi fiscali
Account del cliente	Per la durata del contratto, poi per i termini di legge
Registro degli accessi al pannello	12 mesi, poi cancellato in automatico
Registri tecnici del sistema	Fino a 30 giorni

6. Dove sono i dati

Pannello, database, conoscenze, trascrizioni e registrazioni sono su server di Mediacare Spa in un datacenter in Italia. Per ascoltare, capire e rispondere a voce Domitilla usa fornitori specializzati (riconoscimento vocale, modelli di linguaggio, sintesi vocale), nominati sub-responsabili: ricevono solo quello che serve alla singola conversazione. Alcuni hanno sede fuori dall'Unione Europea, soprattutto negli Stati Uniti; il trasferimento avviene con decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo (art. 45 e 46 GDPR). L'elenco aggiornato dei sub-responsabili è a disposizione dei clienti.

Non usiamo le conversazioni per addestrare modelli di intelligenza artificiale e non vendiamo dati.

7. Sicurezza

Connessioni cifrate, accesso al pannello con credenziali personali, conoscenze e conversazioni separate per cliente, segreti del sistema fuori dalle cartelle pubbliche, copie di sicurezza, accesso del nostro personale solo per assistenza e solo quando serve, blocco temporaneo dell'accesso dopo troppi tentativi con password sbagliata.

8. I diritti

Accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione, secondo gli articoli 15–22 del GDPR. Il cliente scrive a info@domitilla.ai; le persone che chiamano si rivolgono al cliente. Rispondiamo entro un mese. Resta il diritto di reclamo al Garante per la protezione dei dati personali.

9. Modifiche

Se cambiamo questa informativa pubblichiamo qui la nuova versione con la data; se il cambiamento riguarda i clienti, li avvisiamo prima.